Tipps für eine effiziente E-Mail-Bearbeitung

Bevor Sie eine Mail schreiben, überlegen Sie, ob dies der richtige Weg der Kommunikation ist. Viele Gesprächspartner bevorzugen den persönlichen Austausch! Auch über ein Telefonat lassen sich viele Dinge besser und persönlicher klären. Und nicht zuletzt, Themen mit einer gewissen Brisanz klärt man auf jeden Fall besser persönlich.

Für alles, was sich besser mit einer E-Mail klären lässt, gilt:

Der Verteiler – weniger ist mehr

  • Wählen Sie CC-Empfänger kritisch aus: Nur wer aktives Interesse an der Angelegenheit hat, bekommt die Mail.
  • Wenn jemand in CC aufgenommen werden muss, ist es eine Hilfe ihm mitzuteilen warum, z.B. cc an Frau Meier zur Kenntnis, cc an Herrn Müller zur Verteilung innerhalb der Abteilung, etc.
  • Unterbinden Sie E-Mails „an alle“.

Die Form macht die Musik

  • Formulieren Sie Mails kurz und knapp. Es gilt der Grundsatz: E-Mails werden oft nur überflogen. Verzichten Sie auf umständliche Einleitungen, kommen Sie schnell zur Sache.
  • Ergänzen Sie in Antwort-Mails unklare Betreff-Formulierungen des Absenders (spart Zeit beim späteren Suchen).
  • Schicken Sie nur eine Anfrage pro Mail. Wer eine abzuarbeitende 10-Punkte-Liste schickt, muss damit rechnen, dass der Empfänger die Bearbeitung nach hinten verschiebt.
  • Verzichten Sie auf BCC. Der einzige Grund, das BCC-Feld zu nutzen ist, wenn eine E-Mail an viele Empfänger geschickt wird, die sich nicht kennen, und keinen Zugriff auf die E-Mail-Adressen erhalten sollen.
  • Formulieren Sie einen aussagekräftigen Betreff, verwenden Sie Zahlen, Daten und Fakten: z. B. „Termin am 16.2., 14 Uhr zum Projekt XY“ anstelle „Unser Termin“. So ragt die Botschaft aus der Fülle der Mails heraus.
  • Nehmen Sie, wenn möglich, eine neue, „leere“ Mail mit neuem und aktuellem Betreff. Vermeiden Sie es, eine alte Mail mit Antwortfunktion und alten Anhängen, die mit der Sachen nichts zu tun haben, zu verschicken.
  • Formulieren Sie Ihr Anliegen in einem Satz, welcher mit einer Leerzeile davor und danach sich vom Rest der Mail abhebt. Handelt es sich um mehrere Punkte, ist es ratsam, diese als Liste aufzuführen.

Ordnung ist das halbe Leben

  • Legen Sie Ordner und Unterordner an und verschieben Sie konsequent jede Mail nach dem Lesen in den richtigen Ordner.
  • Löschen oder archivieren Sie abgeschlossene Vorgänge und Projekte.
  • Archivieren Sie Mails zu abgeschlossenen Projekten nicht im Mail-Programm, sondern im dazugehörenden Projektordner.
  • „Entmüllen“ Sie alle Mails und Ordner immer wieder, am besten in regelmäßigen Rhythmen.

Zeit ist (nicht nur) Geld

  • Schalten Sie die automatische E-Mail-Eingangsmeldung ab. Das lenkt ab. Mails im Block lesen und bearbeiten. Dafür Zeitfenster am Tag vorsehen, so oft wie nötig, so selten wie möglich.
  • Bearbeiten und beantworten Sie E-Mails sofort nach dem Lesen, wenn das nicht länger als zwei bis drei Minuten dauert (One-hand-Prinzip). Auf 90 Prozent der E-Mails können Sie beim ersten Sichten sofort reagieren.
  • Löschen Sie unerwünschte Mails (Werbung, nicht angeforderte Newsletter abbestellen) sofort, ohne sie zu lesen. Nutzen Sie die Anti-Spam-Funktion.
  • Löschen Sie Uninteressantes, Unnötiges direkt nach dem Lesen.
  • Erwarten Sie nicht sofort eine Reaktion auf Ihre E-Mail. In unseren Breitengraden ist eine Antwort innerhalb von 24 Stunden üblich und völlig OK. In jedem Fall wird keine Antwort auf eine E-Mail innerhalb der nächsten Minuten erwartet. Umgekehrt gilt: Kann ein Anliegen nicht innerhalb von 24 Stunden beantwortet werden, dann geben Sie dem Absender kurz Bescheid, so zum Beispiel: „Danke für Ihre Anfrage! Sie erhalten das Ergebnis bis Ende der Woche.“
  • Vereinbaren Sie, in welcher Zeit E-Mails beantwortet werden sollen und wie.
  • Der Empfänger soll wissen, bis wann Sie eine Antwort brauchen.
  • Entwurfsfunktion: Wenn Sie eine Nachricht nicht sofort beantworten wollen oder können, klicken Sie auf Antworten und speichern Sie einen leeren Entwurf zur späteren Bearbeitung.

 

Und zum Schluss: Es empfiehlt sich, Vereinbarungen für den E-Mail Verkehr für das gesamte Unternehmen oder für ein Team zu vereinbaren.

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