E-Mails – zähmen Sie den Zeitfresser

E-Mails machen das Arbeiten leicht, aber auch schwer. Sie nerven, sind Zeitfresser und doch unabdingbar. Wir haben Tipps für Sie, die den E-Mail-Frust verhindern.

Kennen Sie das? Sie kommen nach Ihrem Urlaub zurück an den Arbeitsplatz und brauchen dann mindestens einen ganzen Tag, um den E-Mail-Posteingang zu sortieren. Die unwichtigen Nachrichten löschen, die wichtigen priorisieren und den richtigen Ordnern zuordnen.

Der Schnelligkeit dieses Mediums steht als klarer Nachteil die Menge an Botschaften gegenüber, die man täglich empfängt und bearbeiten muss. Im Jahr 2015 wurden in Deutschland 544,2 Milliarden Mails (ohne Spam) versandt. Eine aktuelle Studie von Adobe kommt zu dem Ergebnis, dass wir inzwischen im Durchschnitt vier Stunden pro Tag nur mit dem Checken von Mails verbringen – nicht eingerechnet die Zeit, die wir zum Lesen und Beantworten benötigen.

Abgesehen vom Zeitumfang, den E-Mails verschlingen können, tappen viele Menschen in die Ablenkungsfalle, wenn Sie ständig das Postfach im Auge haben. Erik Altmann, Psychologie-Professor an der Michigan State University hat 2014 die vielen kleinen Störungen untersucht, die nur wenige Sekunden dauern: das Pingen des Posteingangs, das Vibrieren des Handys, das Pingen einer eingehenden SMS. Die kurzen Unterbrechungen der Aufmerksamkeit wirken sich massiv auf die Konzentration aus: Die Testpersonen, die nicht abgelenkt wurden, machten nur halb so viele Fehler wie die Testgruppe, die dauernd gestört wurde.

Jeder merkt, wie sich die ständigen Ablenkungen auf das Ergebnis der eigenen Arbeit auswirken. Im Schnitt dauert es 15 Minuten, bis man sich nach einer eingegangenen Mail wieder auf die ursprüngliche Aufgabe konzentrieren kann. Kein Wunder, dass so mancher von E-Mails einfach nur noch genervt ist.

Ohne dieses Medium geht es aber nicht und es gibt Tricks, wie der „E-Mail-Wahnsinn“ in geordnete Bahnen gelenkt werden kann. Weiß & Senninger hat diese für Sie erarbeitet.

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